Organización de eventos

1. Objetivos.

2. Presupuesto.

3. Tipos de eventos atendiendo a su ámbito.

3.1. Congresos y conferencias.

3.2. Visitas guiadas.

3.3. Visitas de delegaciones extranjeras.

3.4. Visitas de otras empresas o instituciones.

3.5. Inauguraciones y aniversarios.

3.6. Entrega de premios.

3.7. Asambleas.

3.8. Conferencias.

3.9. Exhibiciones comerciales o ferias (temporales o permanentes).

3.10. Colocaciones de primera piedra y botaduras.

3.11. Juntas de accionistas.

3.12. Seminarios. foros y simposios.

3.13. Ruedas y comunicados de prensa.

4. Informe del proyecto pormenorizado de la organización del evento.

4.1. Lugar.

4.2. Fecha y horarios.

4.3. Calendario de actos.

4.4. Recursos económicos. Estimación real de los medios.

4.5. Asistentes -confirmaciones. anulaciones. en reserva-.

4.6. Logística: Sala –luz. ruido. tamaño. mesas. visibilidad. distribución de asientos y ventilación-. catering. medios audiovisuales e informáticos. decoración. seguridad. reserva de hoteles. transporte. restauración. recursos humanos y outsourcing.

4.7. Material de apoyo –pizarra adhesiva. o magnética. rotafolio. cañón de luz. retroproyector. televisión. vídeo. presentaciones. gráficos. diapositivas.

4.8. Tarjetas –colocación de los integrantes- precedencias.

4.9. La documentación previa de los eventos: invitación. convocatoria. saluda. la credencial. dossier. folleto informativo. programa.

4.10. La documentación posterior al evento: informe. resultados económicos. la certificación del evento.

5. Listado de comprobaciones.

6. El papel de la secretaria el día del evento –Preparar. comprobar. atender-.

7. Condiciones técnicas requeridas al bien o servicio contratado.

7.1. Calidad.

7.2. Plazos y medios de entrega.

7.3. Acuerdos verbales y contractuales.

7.4. Servicios post-venta.

8. Condiciones económicas requeridas al bien o servicio contratado.

8.1. Precios de mercado.

8.2. Condiciones y plazos de pago.

8.3. Descuentos y bonificaciones.

9. Medios de cobro y pago. convencionales y telemáticos.

9.1. Monedas y billetes –normativa vigente para la entrada y salida de ciertas cantidades del país-.

9.2. Tarjetas bancarias –crédito y débito-.

9.3. Cheques de viaje y euro-cheques.

9.4. Transferencia y domiciliación bancarias.

9.5. Empresas dedicadas al envío de dinero.

9.6. Internet.

9.7. Medios internacionales de pago básicos.

10. Documentos de cobro y pago.

10.1. Notas de entrega y albaranes.

10.2. Facturas –pro-forma y definitiva-.

10.3. Los libros de registro relativos a la gestión de tesorería –libro auxiliar de caja. arquero de caja. libro auxiliar de bancos y conciliación bancaria-.