El archivo. concepto y finalidad en oficinas y despachos

1. Clases de archivos.

1.1. Por su ubicación: centralizado. descentralizado o mixto.

1.2. Por su contenido: público o privado.

1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión. semiactivo o definitivo.

1.4. Por el tipo de soporte utilizado: papel y electrónico.

2. Sistemas de registro y clasificación de documentos.

2.1. Alfabético.

2.2. Numérico.

2.3. Alfanumérico.

2.4. Temático.

2.5. Geográfico.

2.6. Cronológico.

2.7. Otros.

3. Mantenimiento del archivo físico.

3.1 Recursos materiales.

3.2. Infraestructura del archivo.

4. Mantenimiento del archivo informático.

4.1. Métodos.

4.2. Unidades de conservación.

5. Planificación de un archivo de gestión de la documentación

5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad. para fijar la estructura de archivo más adecuada.

5.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar.

5.3. Sistemas de registro y codificación a implantar.

5.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso al archivo.

5.5. Definición de las formas de acceso al archivo.

5.6. Normas de conservación obsoleta o histórica: destrucción. archivo definitivo.

5.7. Elaboración el Manual de Archivo. atendiendo a la normativa vigente. en relación con la calidad. uso y conservación de archivos.

5.8. Comunicación a los empleados sobre los procedimientos de acceso.

6. Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos.

6.1.Concepto.

6.2. Características. tipos. simbología. diseño y elaboración.